Esipuhe
Edellisvuoden hallituksessa on käyty runsaahkosti keskustelua Teekkaripurjehtijoiden materiaalien säilyvyydestä ja erityisesti GDPR:n tuomista muutoksista. GDPR, kuten kaikki ihan varmasti tietävät, rajoittaa henkilötietojen käyttöä ja asettaa erityisiä vaatimuksia niiden säilytykseen ja käsittelyyn. Purjehdusseurassamme on tästä syystä pääetty ottaa käyttöön G Suite, joka on Googlen tarjoama kokonaisvaltainen palvelu organisaation hallinnointiin. Uuden G Suite:n domain on kuvaavasti teekkaripurjehtijat.fi ja olemme saaneet sen kokonaisuudessaan käyttöön ilmaiseksi, sillä haimme yleishyödyllinenä yhdistykenä non-profit-tilauksen. Palvelussa on mahdollista määrittää useita käyttäjiä, säätää teidostojen jakoa hienojakoisemmin sekä ottaa käyttöön muita palveluita, kuten ryhmät tai vaikkapa nettisivut. G Suiten käyttönotto on päässyt hyvin alkuun ja kaikki materiaalit ovat jo siirretty.
Materiaaleista
Käyttöönottoon on sisältynyt laajamittainen tiedonsiirto seuran vanhasta yhden käyttäjän ‘yksityisestä’ gmail-tilistä teekkaripurjehtijat@gmail.com:sta. Tiedonsiirrossa mukaan on otettu kaikki vanhat materiaalit edellä mainitulta tililtä ja jako-oikeudet niihin on poistettu sillä niitä ei ole enää tarkoitus käyttää. Kaikki jaettava materiaali, kuten opetusmateriaalit sekä veneenhoidolliset ohjeistukset sijaitsevat nyt uudessa Team Drive:ssä, johon saat oikeudet pyytämällä. Siirrossa on myös pyritty tekemään selvää jakoa yleisesti katseltavien materiaalien ja arkaluontoisen materiaalin välillä. Arkaluontoisiin materiaaleihin tällä hetkellä lukeutuvat muiden muassa pöytäkirjat sekä yhdistyksen jäsenrekisteri. Lähtökohtaisesti pöytäkirjat on tarkoitus jakaa yksittäisinä linkkeinä mm. sähköpostilla sekä tapahtumakalenterisa tapahtumien lisätiedoissa. Jäsenrekisteri sekä erinäiset kurssi-ilmoittautumiset ovat lähtökohtaisesti vain hallituksen nähtävillä. Tarvittaessa esimerkiksi kurssin ilmoittautumisiin voidaan jakaa oikeuksia kyseisen kurssin vastuuhenkilöille. Tärkeimpiin syihin siirtoon on GDPR:n noudattaminen sekä materiaalien säilyvyyden varmistaminen.
Kalentereista
Aiempina vuosina kalenteritkin ovat olleet liitettynä nyt käytöstä poistettuun gmail tunnukseen. Ne ovat myös siirretty kokonaisuudessaan, sisältäen kaikki vanhat kalenterimerkinnät. Vanhojen kalentereiden jako-oikeudet ovat myös resetoitu, jottei vanhoja kalentereita käytettäisi. Tässä yhteydessä ei kuitenkaan ole ollut mahdollista siirtää kaikkia jako-oikeuksia, joten toistaiseksi kalentereihin on vain katseluoikeus kaikilla. Tiedämme tämän aiheuttavan alussa vaikeuksia, mutta olemme valmiita auttamaan kaikissa tapauksissa. Luonnollisesti hallitus voi edelleen muokata uusia kalentereita. Uusien kalentereiden osoitteet löydät nettisivuilta, osoitteesta https://teekkaripurjehtijat.fi/wordpress/?page_id=53. Olemme hallituksessa pohtimassa kalentereiden käyttöön ja hallinnointiin liittyviä käytäntöjä: onko vanha malli — jossa pääasiassa kippareilla on mahdollisuus muokata ja poistaa tapahtuman tietoja — edelleen sopiva, vai olisiko tarpeellista rajoittaa tätä ja sallia vain muokkaus muttei poistoa? Pohdinta juontaa juurensa aikaisempina vuosina havaittuun ongelmaan, jossa toisinaan on poistettu varauksia ennenaikaisesti eikä siitä ole jäänyt jälkeä huomattavasti hankaloittaen muiden muassa veneenvarausmaksujen perintää ja niiden selvittelyä kauden päätyttyä. Tarkoituksenamme ei kuitenkaan ole tehdä kalentereiden muokkauksesta vaikeaa, vaan selvittää yhteisiä käytäntöjä, varmistaa tasapuolisuus sekä helpottaa hallituksen toimintaa.
Viestintäkanavista
Nykyisin Teekkaripurjehtijat vaikuttaa isolla alueella. Espoon kotikunnan lisäksi Helsingissä sekä toisinaan myös Vantaalla. Tämä tuo toisinaan omat haasteensa: keskustelun käyminen kasvotusten voi osoittautua vaikeaksi kun osanottajat ovat milloin missäkin omilla teillään. Aikaisempina vuosina etenkin hallitus on käyttänyt yhteydenpidon ylläpitämiseksi ainakin WhatsAppia sekä Telegramia. Monien asioiden pohtiminen on ollut niiden välityksellä nopeaa ja päätöksiä on saatu vietyä hyvin eteenpäin etäisyyksistä huolimatta. Pikaviestiminen on tässä mielessä erinomainen keksintö internetin aikakaudella. Toisaalta edellä mainitut kanavat tuovat omat rajoitteensa: yhdessä ryhmässä keskusteleminen monesti rajoittuu vain yhteen aiheeseen kerralla ja edellisten keskusteluiden haravoiminen kanavalla on tuskallisen työlästä, ellei mahdotonta. Tänä vuonna olemme ottaneet käyttöön jälleen uuden sovelluksen hallituksen keskusteluja varten: Slack:in, joka korvaa aikaisemmat pikaviestimet.
Slack on turboahdettu pikaviestin. Sillä voi organisaation sisällä luoda useita kanavia, vaikkapa aiheittain, keskustella yksityisesti, hakea vanhoja viestejä tehokkaammin, lukita kanavia ja siinä on keskitetty käyttäjähallinta ja niin edelleen. Jälleen viisaudessamme haimme G Suiten lisäksi myös Slackiin non-profit-statuksen, jolla olemme saaneet teekkaripurjehtijat.fi -organisaatiolle standard-tilauksen ilmaiseksi! Tämä tarkoittaa muiden muassa lisää käyttäjiä, rajoittamattomasti haettavia viestejä, vieras-käyttäjät ja voimme myös soittaa puheluita. Kaikki ketkä haluavat ottaa osaa (lähes) reaaliaikaiseen keskusteluun ja vaikuttaa päätöksentekoon ovat tervetulleita, etenkin toimihenkilöt!
Seuramme virallisena ilmoitustauluna toimii vastaavaisuudessakin jäsenten sähköpostilista trip-jas@list.ayy.fi. Tässä vaiheessa etenkin hallitus ottaa vastaan sähköpostia tutussa osoitteessa trip@list.ayy.fi ja sen lisäksi osoitteessa hallitus@teekkaripurjehtijat.fi, joka on G Suitessa hallituksen ryhmäosoite. Kaikissa IT asioissa voi lähettää viestiä hallitukselle, mutta myös osoitteeseen it@teekkaripurjehtijat.fi, jonka vastaanottajina olemme tällä hetkellä minä Frans Ojala sekä Toni Huttunen. Kannatamme keskustelun käymistä myös Facebookissa, jossa seurallamme on ryhmät TRIP Johtis, TRIP Tapahtumatiimi, TRIP Koulutusryhmä, TRIP Veneenhoitotiimi, TRIP venespekulaatio, sekä tietenkin Teekkaripurjehtijat ry.
Jos haluat pääsyn TRIP:n materiaaleihin tai haluat tulla keskustelemaan hallituksen kanssa, otathan yhteyttä!
Kevätterveisin,
Frans Ojala
Kommodori